Для того чтобы понять как происходит инкассация банков нам надо знать, что именно называется инкассацией.
Что такое инкассация?
Под инкассацией надо понимать сдачу (выемку) наличных денежных средств различными финансовыми учреждениями и организациями, подразделениями банков и передачу специальному подразделению, уполномоченному собирать и перевозить денежные средства, материальные и валютные ценности. Должностное лицо, которое работает в таком подразделении и непосредственно производит сбор денежных средств, охрану и их доставку, называется инкассатор. Инкассация производится на основании инструкций и нормативно правовых документов, выданных Национальным Банком(или ЦБ России) и другими органами законодательной и исполнительной власти.
Когда нужна инкассация?
Инкассация производится между двумя субъектами на договорной основе. Учреждение банка инкассируется в том случаи, если в кассе находится излишки (превышение лимита) допустимой денежной массы. Банк может инкассировать свои отделения самостоятельно, если у них имеется собственная служба инкассации. Если такой службы нет, банк пользуется услугами инкассации другого банка в соответствии с договором, который составлен согласно законодательству.
Излишки денежной массы из отделения банка доставляются в главное банковское хранилище. Но и у главного банка в соответствии с его классом защиты хранилища существует лимит. Если лимит в главном банке исчерпан деньги и другие материальные средства инкассируются с хранилища главного банка для доставки в хранилище Национального Банка.
Инкассация банка
Инкассация банка производится согласно описи материальных средств и доверенности. Доверенность выписывает отдел инкассации, она заверяется подписями управляющего банка и главного бухгалтера банка. В доверенности указываются личные данные членов бригады инкассации, вид получаемых материальных ценностей, которые доверено доставить до места назначения. Описи материальных ценностей выписывают материально ответственные лица инкассируемого банка в трех экземплярах, экземлпляры они заверяют своими подписями и печатью отделения банка. Инкассатор передает доверенность и получает материальные средства с описями. Денежные средства проверяются и пересчитываются согласно описи, после чего инкассаторы проставляют свои подписи за их принятие и ответственность. Далее укладывают ценности в инкассаторскую сумку (мешок), опломбируется пломбиратором инкассируемого банка. Первый экземпляр описи остается у инкассируемого субъекта, а две забираются с собою.
Согласно описи, материальные средства сдаются в хранилище главного банка. Описи заполняются материально ответственными лицами, которые приняли от инкассаторов ценности. Инкассаторы проставляют на описи свои подписи за сдачу материальных средств. Один экземпляр описи остается у принявших лиц, а третий забирается для сдачи в отделение инкассации, как подтверждение того, что сумма была передана в полном объеме в точку назначения.
Если инкассируется отделение главного банка, такая инкассация происходит согласно сопроводительным документам, по заявке филиала банка.
Частые проблемы
При инкассации банков часто можно столкнуться с неправильно оформленными описями или сопроводительными документами. Ошибки допускаются в дате инкассации, в личных данных инкассаторов, а также в самой сумме денежных средств. Так что бумаги надо проверять достаточно скрупулезно. Еще одной проблемой является то, что в назначенное время инкассируемый банк просто не готов для сдачи материальных ценностей по разным причинам, и инкассации приходится простаивать и ждать, что является для самих инкассаторов нарушением инструкции, но порою другого выхода просто нет. На инкассацию предусмотрено инструкцией от 5 до 10 минут.